БАГА ЦАГТ ИХИЙГ АМЖУУЛАХ 5 АРГА

Хийх ёстой зүйлс хийж чадах хэмжээнээс хэтэрчихээд одоогийн ажиллах хэв маяг тань нэг л үр дүнгээ өгөхөө больсон уу? Aч холбогдол өгсөн, төлөвлөсөн, төвлөрөх гэж хичээсэн ч дорвитой өөрчлөлт гарахгүй л байна уу? Тэгвэл бидний дараагийн алхам бүтээмжээ нэмэгдүүүлэх жижиг зохицуулалтуудыг хийснээр бага цагт их ажил амжуулах боломжийг бүрдүүлэх юм.

Мэдээж хүн бүр, нөхцөл байдал бүрээс шалтгаалан ямар арга тохирох нь ялгаатай байх ч доорх 5 арга таны ажлын өдрүүдийн цагийг хэмнэж чадна гэдэгт итгэлтэй байна.

Танаас юу хүлээж буйг тодорхойл

Ямар нэг ажлын хэсгийг гүйцэтгэхдээ хариуцсан удирдлагатайгаа уг ажлаас юу хүлээж байгааг нь тодорхой болго. Тэдэнд гайхалтай бэлтгэсэн Power point хэрэгтэй юу? Эсвэл энэ нь тийм ч чухал биш үү? Уг ажлыг та +А хийх ёстой юу эсвэл тэдэнд +B байхад л хангалттай юу? Тэдэнд дэлгэрэнгүй төлөвлөгөө хэрэгтэй юу эсвэл таны хийсэн эхний драфт яаралтай хэрэгтэй байгаа юу?

Таны гүйцэтгэж буй ажил ямар түвшинд хийгдэх хэрэгтэй байгааг тодорхой болгосноор юуг яаж хийхээ төлөвлөхөд цаг алдалгүй хурдан шуурхай гүйцэтгэх давуу талтай.

Өмнөх материалуудаа дахин ашигла

Боломжтой бол өмнө нь хийсэн зүйлсээ дахин сайжруулаад ашиглаж сур. Энэхүү арга нь и-мэйл, Презентаци, Сургалт, Санал болон бусад ижил төстэй хэрэгжүүлж болохуйц ажлуудад илүү тохиромжтой.

Ялангуяа илтгэгчид болон багш нар энэхүү аргыг түлхүү ашигладаг. Бүхэлдээ шинэчлэгдэж засагдах материалуудыг давчуу хугацаанд дуусгах шаардлагатай үе гардаг бол хуучин материал дээрээ суурилж илүү сайн контент бүтээгээрэй. Мөн шилдэг илтгэгчид 1 сэдвээ маш олон дахин ярьдаг нь тэдний туршлага илүү төгс байдлыг бүтээдэг гэдгийг мэддэгийг гэрчилж буй юм.

Загвар болон Checklist-ээ илүү боловсронгуй болго

Боловсронгуй гэдэг нь тодорхой хугацааны давтамжтай хийгддэг ажлуудад байнга ашиглагдаж болохуйц загвар, checklist -ийг боловсруулах юм.

Тодорхой давтамжаар хийгддэг хэвшсэн ажлуудынхаа үйл явцыг хурдасгахын тулд загвар, checklist эсвэл ашиглагдах материалуудыг боловсруул. Жишээ нь надад жил бүр санхүү рүү явуулдаг жилийн эцсийн татварын мэдээллийн загвар и-мэйл байдаг. Харин сарын хугацааны хувьд сар бүрийн санхүүгийн checklist байдаг. Түүнчлэн 7 хоног тутмын тайлан, илтгэл, уулзалтууддаа зориулан загвар гаргаж эдгээртэй холбогдох checklist-үүдийг бэлтгэж болно. Хамгийн чухал нь эдгээрийн аль аль нь их ажлыг бага цагт амжуулах боломжийг бүрдүүлэх юм. Яагаад гэвэл та юу хийхээ болон ажлын дараагийн алхам юу билээ гэж огтхон ч цаг алдах шаардлагагүй болно.

Загваруудаа илүү боловсронгуй файлаар хадгалж болох ч олон хүний туршлагаар энгийн байх тусмаа илүү дээр байсан ба Word файл байхад л хангалттай гэж үзжээ.

Харилцан ярилц

Цагаа хэмнэх өөр нэг энгийн арга нь юу хэрэгжүүлэх хэрэгтэйгээс шалтгаалан юу хийснээ хуваалцаж ярилцах юм. Жишээлбэл менежер тань тодорхой сэдвийн хүрээнд судалгаа хийхийг даалгажээ. Нөгөө л нэг PPT бэлтгэхийн оронд товч тэмдэглэл бэлтгэж ганцаарчлан уулзаж олж мэдсэн зүйлээ ярилцах нь таны цагыг хэмнэнэ.

Энэхүү арга нь онцгойлон дизайны ажил эрхэлдэг хүмүүст маш үр дүнтэй. Нарийн, төвөгтэй консептыг эхлээд зурахаасаа өмнө сайтар ярилцах хэрэгтэй.

Цагаа оновчтой хуваарил.

Хамгийн сүүлийн арга бол ажлын тодорхой нэг хэсэгт хэчнээн хугацаа зарцуулахаа тооцож түүнийгээ мөрд. Товчхондоо таны үндсэн ажил болон тухайн хийж буй ажлын хэсгээс хамаарч хэзээ хэр их хугацаагаар ажиллаж хэзээ зогсож завсарлага авахаа мэддэг байх юм. Цагаа оновчтой хуваарилах нь ажлыг тогтсон цагтаа дуусгаад зогсохгүй тухайн ажилд төвлөрөхөд тусладаг.

Эцэст нь хүн бүр өөрийн гэсэн чадвар, хил хязгаартай ба хамгийн чухал нь ажиллах арга барилаа өдөр бүр сайжруулж бүтээмжээ нэмэгдүүлэх замаар цагаа хэмнэх явдал юм